外国人アルバイト採用（雇用）の手続き・必要書類・注意点を解説します！

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アルバイト・パート市場では、採用難が続いています。

求人広告を出しても採用できない。時給を上げても応募が増えない。こうした現状に対し、外国人アルバイト採用に舵を切る企業が増えています。
外国人留学生も右肩上がりに増加しており、今後ますます外国人をアルバイトとして採用する企業が増えてくると予想されます。

とはいえ、外国人アルバイトの採用には、いくつか気をつけなければならないポイントがあります。

今回の記事では、採用フローに従って、外国人アルバイト採用の手続き・必要書類・注意点に関して解説をしていきます。

また記事の後半では、実際の採用に役立つ「採用時のコミュニケーション」や「応募を集めるコツ」もご紹介いたします。

まずは、面接時に気をつけるべきポイントから見ていきましょう！

面接時には「在留資格」の確認が大切

面接時には、何を確認すればいいのでしょうか？
まずは、見るべき書類から整理していきましょう。

面接時に確認する書類

外国人アルバイトを採用する際には「パスポート」と「在留カード」で本人確認を行なってください。
また、その人物が「留学生」の場合には、上記2つに加え「学生証」と「資格外活動許可証」が必要です。

• パスポート
• 在留カード
• 学生証
• 資格外活動許可証

さて、最優先で確認すべきことは「在留資格」です。
在留資格は、在留カードで確認できます。

「在留資格」を見ることで、その人が、就労可能かどうか分かります。

「在留資格」って？

在留資格は入管法等によって規定されている「日本に合法的に滞在するために必要な資格」を指します。

在留資格は「滞在時に許された活動」に応じて、30種類に分けられます。
平たく言うと、滞在資格によって「何をするために（活動）、いつまで滞在するか（期間）」を分類しています。

どちらも主に「日本での居住」を許可する資格ですが、滞在期間に違いがあります。

厳密に説明すると、上記2つ（定住者、永住者）は、活動を制限されることのない在留資格のため「居住」のみならず「就労」もできます。
裏を返せば「就労が認められていない在留資格もある」ということです。

在留資格の中にも、アルバイトが認められている資格と、そうでない資格があります。
次の項目で詳しく確認していきましょう。

アルバイトとして合法的に雇える8つの在留資格

詳しく見ていきましょう。

無条件で就労可能な在留資格

アルバイトとして雇える滞在資格は8つありますが、その中でも、次の5つのビザは無条件での就労が可能です。

「特定活動」については「ワーキングホリデー」と考えてください。
特定活動は、定義としては「法務大臣が個々の外国人について特に指定する活動」を指します。平たく言うと、特別な活動のみを許可された在留資格です。

ワーキングホリデー目的で入国した外国人は、1年間、日本に滞在します。その間、アルバイトをすることができます。
時間制限は原則としてありませんが、業種には制限があり「風俗営業」では雇うことはできません。

許可が必要な在留資格

上記5つの在留資格は、日本国内での活動を制限されないため「特別な許可」がなくとも、アルバイトとして働くことができます。
逆にアルバイトとして働くために、許可が必要な資格が、下記の3つです。

これら3つについては「資格外活動許可」を取得しなければ、アルバイトを行うことができません。

「資格外活動許可」のない人物を働かせると、不法就労になります。
不法就労の場合、本人だけでなく、雇用主も「不法就労助長罪」として罰せられるため、注意が必要です。

「ビザ」ではなく在留資格の確認を！

誤解しないでいただきたいのは「ビザ＝在留資格ではない」ということです。
（よく「就労ビザ」という言葉が慣用的に使われていますが、これは意味としては「在留資格」を指しており「ビザ」そのものを指しているわけではありません。）

ビザ（査証）はパスポートに記載されており、日本への入国時に、入国審査官が確認します。
いわば外務省（日本大使館）の発行する「入国のために必要な書類」です。

端的に分類すると次の通り。

• ビザ：入国時の審査に必要
• 在留資格：滞在するための資格

そもそも日本に60日以上滞在する場合には「在留資格取得許可申請」が必要ですが、これはビザの取得とは異なり、法務省の管轄で行われます。
そのため、外国人をアルバイトとして雇う際には、ビザが記載されたパスポートではなく、在留資格が記載された「在留カード」を確認しなければなりません。

在留カードを出し渋ったり、確認を拒絶する場合、その人物には何か問題があるかもしれません。
また、外国人を雇用しようとする際に、当該外国人が不法就労者であることを知らなかったとしても、在留カードを確認していない等の過失がある場合には、処罰を免れません。
不法就労させたり、不法就労をあっせんした者は「不法就労助長罪」となり、3年以下の懲役・300万円以下の罰金が科せられます。
参考：厚生労働省「不法就労防止にご協力ください」リーフレット

アルバイトとして雇えない在留資格の人間を雇ってしまった場合、不法就労となり処罰の対象となります。
そのため、必ず「在留カード」で在留資格を確認してください。

留学生の場合に気をつけたいポイント

「留学生」を雇う場合は、在留カードの他にも確認すべきことがあります。

「資格外活動許可」の確認を

そもそも資格外活動とは「在留資格によって認められている活動以外に、収入や報酬を受けること」を指します。

留学生は、日本に勉強するために来ています。
そのため在留資格「留学」は、学習や研究を目的とした活動のみを許可しています。

アルバイトは滞在本来の目的ではないため、資格外活動に分類されます。
よって留学生は「資格外活動許可」の申請をしないと、アルバイトをしてはいけないことになっています。

確認する際は「在留カードの裏面」をご覧ください。

在留カードの裏面で、資格外活動許可の有無を確認してください。
また「変更後の住所」も裏面に記載されています。

留学生には禁止されている業種がある

外国人留学生は風俗関連のアルバイトを行うことができません。パチンコ店やゲームセンター、スナック等も対象となるため注意しましょう。

契約時には「労働条件」の擦り合わせに注意

契約時に意識してほしいことは「外国人にも日本の法律が適応されている」という点です。

日本人の場合と同様に、労働契約を結ぶ必要があります。
その際は、労働条件を確認しましょう。

「労働条件」の確認でトラブルを予防

採用後のトラブルを防ぐためにも、契約時には、労働条件を丁寧に説明してください。

「日本人にとっての当たり前」が海外では当たり前ではないことがあります。
例えば、日本の場合は、病欠の場合、有給休暇を消費するか無給となりますが、海外では病欠の場合を考慮した特別有給休暇がある国が多いです。

制度や文化の違いによって衝突することがないよう、時給、残業手当、交通費の有無、休日や休憩など、労働条件については、十分な説明を行ってください。

留学生の場合は「労働時間」に注意

留学生の場合、原則「週28時間以内」という制限があります。

労働時間に制限があるのは、アルバイトが学業を妨げないようにするためです。
彼らはあくまで学習や研究といった学業を目的として、日本に滞在しています。
そのため「資格外活動」であるアルバイトが、本来の滞在目的の妨げとならない範囲内に収めなくてはならないのです。

この点については、雇用主が配慮するだけでなく、外国人留学生にも十分に説明を行なってください。

特に「複数のアルバイトを掛け持ちしている」場合は、注意してください。
アルバイトを掛け持ちしている場合も、労働時間を1週間あたり、28時間以内に収めなければなりません。
そのため、他にアルバイトを行っているか、行う予定はあるかなどを十分に確認してください。

採用後は「雇用手続き」を忘れずに

さて、諸々のプロセスを通り、外国人アルバイトを採用した場合、速やかに雇用手続きを行ってください。

要件を満たした場合、社会保険の手続きが必要な点など、基本的には日本人の場合と同様に進めていただければ問題ありませんが、ハローワークへの届出が必要な点が異なっています。

ハローワークへの届出が必要

外国人アルバイトを雇入れる際は「外国人雇用状況の届出」を求められます。

これは「雇用保険被保険者資格取得届」への追加記載によって行うことができます。
備考欄に「国籍・地域」や「在留資格」などを記入してハローワークに提出してください。
これによって、雇用対策法第28条によって規定される「外国人雇用状況の届出」を行ったことになります。

また、留学生は雇用保険の加入対象外です。
そのため「雇入れ・離職に係る外国人雇用状況届出書」を提出しましょう。

来年から「在留カード番号」の記載も

また、2020年3月以降「外国人雇用状況の届出」において、在留カード番号の記載が必要となります。
厚生労働省のWebサイトに詳細が記載されているため、必要に応じて「こちら」から確認してください。

届出は、雇用対策法によって義務付けられています（留学生アルバイトの場合も同様です）。
届出を怠ったり、虚偽の届出を行った場合、30万円以下の罰金の対象となるため注意しましょう。

定着化のために「受け入れ体制」の整備を

せっかく採用できても、定着してくれるのか？
これは日本人でも外国人でも変わりません。新しい人を採用したら、その人が持つ個性、性格、仕事の癖などを見て、うまく仕事ができるように周囲も協力します。

外国人の場合、人によっては漢字が苦手であったり、言葉に慣れなかったりする場合がありますが、その人の日本語レベルに合わせて環境を整えてあげるとうまくいくでしょう。
例えば、研修マニュアルも全て多国語に翻訳するというのは大変ですが、難しい漢字だけひらがなにしてあげるだけで読める人もいます。

長く働いてもらうコツ

基本的には、日本の習慣に合わせようと努力してくれる人たちが多くいます。
しかし、バックグラウンドとして異なる文化を持っていることも事実です。
その違いを頭ごなしに否定するのではなく、「日本ではこうなので、こうしてください」と伝えるコミュニケーションをしっかり取ることで、お互いが我慢することなく気持ちよく働けることでしょう。

さて、ここまで、採用フローに従って、外国人アルバイトを雇い入れる際に注意すべきポイントをご紹介してきました。
上記、基礎知識を踏まえ、トラブルやミスマッチを防ぎ、合法的に外国人を採用しましょう。

ここからは、意外と知られていない「コミュニケーションの問題」と、採用をスムーズにするポイントをご紹介いたします。

外国人採用と「言語の壁」

外国人アルバイトを雇い入れる時、トラブルを起こさないことが前提となりますが、もう一つ「言語の壁がある」ということも意識して欲しいポイントです。

「業務に必要な日本語レベル」の見直しと対応

外国人の日本語能力一つの目安となるのが「日本語能力試験」です。

日本語能力試験

日本語能力試験（JLPT：Japanese Language Proficiency Test）は、日本語を母語としない人の日本語能力を測定し認定する試験です。
主に、日本語を「読む能力」と、日本語を「聞く能力」を測定しており、N1からN5まで、5つのレベルがあります。
いちばんやさしいのがN5で、いちばん難しいのがN1です。

日本語能力試験「N1～N5：認定の目安」参考に作成

N1レベル	幅広い場面で使われる日本語を理解することができる。
N2レベル	日常的な場面で使われる日本語の理解に加え、より幅広い場面で使われる日本語をある程度理解することができる。
N3レベル	日常的な場面で使われる日本語をある程度理解することができる。
N4レベル	基本的な日本語を理解することができる。
N5レベル	基本的な日本語をある程度理解することができる。

さて、業務に求められる日本語レベルは、どの程度でしょうか。
この点を見直さないと、応募～採用時のミスマッチにつながります。

「言語の壁」による採用ニーズと採用フローの断絶

単純作業など日本語能力をほとんど必要としない職場にもかかわらず、採用フローの中では「日本語能力」が必要といった場面が多く見受けられます。

この「断絶」が、外国人アルバイト採用の一つの弊害となっています。

アルバイトをしたい外国人は、自分の日本語能力に不安を感じていることがほとんどです。
そのため「日本語能力に対する不安」に配慮した採用活動を行うことで、採用をスムーズに進めることができます。

では、具体的にどういった点に配慮すればいいのでしょうか？

面接の日程調整は「電話」以外で行うことが望ましい

外国人から応募があった際、電話で面接の日程を調整するというのが一般的な対応です。
しかし、外国人は「電話での日程調整」に大きな不安を感じています。

対面でのコミュニケーションであれば「身振り手振りで伝える」といった方法をとることもできますが、電話の場合はそうもいきません。
情報を伝える／受け取る手段が「声」に限定される「電話での日程調整」は、日本語能力に不安を感じる外国人にとっては大きな障害となっています。

そのため、日程調整の際は、メールなど、電話以外でやり取りを行うことをお勧めします。
また、どうしても電話でしかできないといった場合は「ゆっくり話す」など、相手が日本語に不慣れであることを意識した伝え方を心がけましょう。

「文字」でのやり取りは平易な日本語での記載を意識

「言語の壁」が問題となるのは、情報のやり取りを行う場面です。
電話は「声」でしたが、日本語能力に不安を感じている外国人に「文章」で伝える場面では「平易な表現での記載」を意識しましょう。

求人はわかりやすい言葉で記載を

例えば、Web求人媒体に求人を掲載するなど「求人によって応募を集める」という場面でも日本語が用いられます。

その際、可能な限り、平仮名を用いて記載する、難解な表現は避けるなど、相手にとって読みやすい文章なるように配慮すると内容の理解を促せます。
実際に、日本に来たばかりの外国人留学生が文章を読む際「漢字で詰まる」という場面が多く見受けられます。

ちょっとした配慮を行うことで「外国人がスムーズに読める求人」を作成し、応募増を狙いましょう。

契約書にも配慮が必要

雇用契約書についても「文章」での情報のやり取りのため、配慮が必要です。
できれば、英語での書類が理想的ですが、そこまで行う必要はありません。

• 契約書にふりがなを振る。
• 口頭説明でフォローする。

こうした工夫をすることで、トラブルやミスマッチの防止にもつながります。

応募を集めるには？

さて、これまで、次の2点に注目して紹介してきました。

• 採用フローに従った注意点
• 「言語の壁」に対する採用時の配慮

みなさん、十分に採用の基礎知識は身についたかと思いますが、では、具体的に応募を集めるにはどうしたらいいのでしょうか。

採用方法の選択

応募を集めるためには、採用方法の選択が重要です。

主に次の6つが、外国人アルバイトの採用方法として活用されています。

さて、どの方法が最適なのでしょうか？

一般的に、アルバイト派遣会社や人材紹介会社を介すると、マージンとして手数料を取られるため、確実性は高いですが、コストの面で問題があります。
となると、幅広い人々にアプローチできる「Web求人媒体の掲載」が最もローコストで募集をかけられる方法ですが「果たして募集が集まるのか」という疑問が残ります。

ターゲットに狙いを定め応募を集める

選択肢は2つ。

• 日本人向け採用媒体への出稿
• 外国人向け採用媒体への出稿

外国人アルバイトを雇いたいのであれば、選ぶべきは「外国人採用専用媒体」への掲載です。
理由は単純で「アルバイトをしたいと考えている外国人が見る媒体だから」です。

「日本人向けの媒体を使えば、日本人にも見てもらえる」かもしれませんが、日本人の応募が集まりにくい現状では、結局、日本人も外国人も応募が集まらず、採用が難しいのではないでしょうか。

となると効率良く採用を進めるには「ターゲットを外国人に絞る」ことが必要です。
外国人に焦点を合わせて、採用活動をすることで、採用成功率アップを狙いましょう。

外国人は「外国人向けの求人媒体」を利用して仕事を探しています。
ターゲットが明確に絞られた媒体に掲載することで、狙っている「外国人労働者」に効果的に情報が届きます。
閲覧している外国人も「アルバイト」への応募を考えているため、外国人採用を狙いたい場合、応募が集まりやすい「外国人採用に特化した求人媒体」に掲載するのが効果的です。

求人媒体で応募を集めるコツ

求人媒体で応募を集めるためには次の2点に気を配ると良いでしょう。

• 求人原稿に「雰囲気がわかる写真」を掲載する。
• 日本語ができなくてOKであることを示す。

求人原稿に「雰囲気がわかる写真」を掲載する

外国人は「自分が職場に馴染めるか」、「職場に受け入れてもらえるか」を日本人以上に気にしています。

職場の「雰囲気がわかる写真」を求人掲載することで、応募したいと考えている外国人に「どういう職場か？」「どんな人が働いているか？」など、端的に情報を伝えることができます。

写真を添えて、職場の雰囲気を伝えることで、外国人は「ここなら自分もやっていけそう」と、働く前に職場に馴染むイメージを持つことができます。

日本語ができなくてOKであることを示す

上述の通り、外国人は「自分の日本語能力で通用するか」不安に感じています。

日本を訪れて間もない留学生など、ある程度の日本語能力はあるものの、職場で自分の日本語が通用するかどうかは未知数です。
そのため「日本語ができなくてもいい」と明確に記載することで、応募へのハードルがグッと下がります。

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最後に弊社サービス「WORK JAPAN」をご紹介します。

「WORK JAPAN」は「日本に滞在している外国人」を対象とした求人媒体です。

「外国人アルバイトを雇いたい場合、外国人が閲覧している媒体を選ぶと良い」というのは上述の通りですが、その中でも、応募を集められる媒体を選んで掲載する必要があります。
しかし、事業主の間には「そもそも求人媒体では人が集まらない」という認識をしている方もいらっしゃると思います。

しかし「WORK JAPAN」の場合は、80％の求人に1週間以内に応募が入っています。

採用難と言われている現状で「WORK JAPAN」の求人に応募が集まる理由は「WORK JAPAN」のシステムが「言語の壁」を取り払うように設計されているからです。

これはあまり知られていない事実ですが、人手不足に悩む企業がある一方で、外国人は「言語の壁」に阻まれ、日本での仕事探しに苦戦しています。
その中でも大きな障害となっているのが、上述した「電話での面接日程調整」です。

「WORK JAPAN」は、この障害を取り払うために「アプリで面接の日程調整が完了する」機能を作りました。
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