外国人の採用・雇用に必要な書類とは？ケース別に紹介！

本題に入る前に【外国人採用・外国人雇用をお考えの事業者様へ】

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外国人労働者は年々増加しており、採用を検討している会社は増えています。実際に外国人を雇用するとなった場合、具体的にどのような書類が必要となるのしょうか。
日本人を雇用する際には扱わないような書類が必要になるので、知らないと折角採用しようと思ったのに出来ない、という事態になりかねません。
この記事では、外国人の採用をスムーズに行うために、必要な書類を様々なケースに分けて紹介していきます。

外国人の入社前に必要な書類

外国人を雇うにあたって、事前に必要となる書類があります。
また、どのような書類が必要になるのかは、その外国人が国内に住んでいるか、国外に住んでいるかで異なります。ケース別に、必要となる書類を確認していきます。

国内在住の外国人の場合

最初に、雇用しようとしている外国人が所持している在留資格を確認します。
在留資格を持っていればそれで良いという訳では無く、就業できる資格とそうでない資格があります。採用予定の外国人が留学生の場合、在留資格が「留学」となっているのでそのままでは就業出来ませんが、資格外活動の許可を得れば、週最大28時間まで働くことが出来ます。現在所持している在留資格と、雇用後に必要な資格が異なる場合があります。その際は「在留資格変更許可申請書」が必要になります。在留資格変更許可申請書は法務省のホームページからダウンロードし、申請手続きは外国人本人が行います。
手続きの場所は、居住地を管轄している地方出入国在留管理官署、又は外国人総合インフォメーションセンターです。

在留資格の変更手続きに際し、外国人本人と会社でそれぞれ必要な書類があります。

本人が用意する書類
・在留カード
・パスポート
・学歴が記載されている履歴書
・学歴を証明する書類
・本人の写真

会社が用意する書類
・登記事項証明書
・定款
・直近の決算書
・会社案内のパンフレット
・雇用理由書
・雇用契約書

その他、手数料として4000円分の収入印紙が必要となります。
特に問題が無ければ、約2週間で在留資格が変更されます。
ただし繁忙期の場合は約1ヵ月かかることもありますので、「〇月から働いて欲しい」と決まっている場合は、余裕をもって準備することが大切です。

国外在住の外国人の場合

採用予定の外国人が国外に住んでいる場合、来日することになります。
その場合は、スムーズな在留資格の取得が重要です。
そのため、事前に「在留資格認定証明書」を申請します。　
在留資格認定証明書交付申請書は、法務省のホームページからダウンロードすることが出来ます。申請窓口は、居住地を管轄する地方出入国管理在留管理官署、又は外国人総合インフォメーションセンターです。

在留資格認定証明書の申請に際し、本人と会社で必要なそれぞれ書類があります。

本人が用意する書類
・大学の卒業証明書又は職務経歴書
・本人の写真
　　
会社が用意する書類
・登記事項証明書
・定款
・直近の決算書
・会社案内のパンフレット
・雇用理由書
・雇用契約書
・392円分の切手を貼った返信用封筒
　
手数料は無料です。交付までには1ヵ月から3ヵ月ほどかかります。
在留資格認定証明書が交付されたら、採用予定の外国人宛に送ります。
本人が、届いた証明書とパスポートと写真を現地の日本大使館に持参して、就労ビザを取得します。
　　
在留資格認定証明書には有効期限があります。
交付されてから3ヵ月以内に入国しなければ無効になるので、注意が必要です。無効になることを防ぐために、交付のタイミングを入国に合わせて調整できます。

入国後は、14日以内に居住地の市区町村役場で住民登録が必要です。通常は本人が行いますが、日本に来たばかりで不慣れな可能性もあるので、会社側がサポートしてあげると円滑に進みます。住民登録が終わると在留カードに居住地が記載され、パスポートとして使うことが出来るようになります。

外国人の入社後に必要な書類

外国人雇用状況の届出

外国人を雇入れたら、「外国人雇用状況の届出」が必要になります。届出は全ての事業者が対象で、ハローワークへの届出が必要です。届出を怠る、又は虚偽の届出を行った場合は30万円以下の罰金が課せられることがあります。
雇用保険被保険者の場合は、雇用保険被保険者資格取得届を提出することで、外国人雇用状況の届出を行ったことになります。雇入れる場合は、翌月の10日までに提出が必要です。また、離職の際にも外国人雇用状況の届出が必要になります。その場合は、雇用保険被保険者資格喪失届が必要となり、離職の翌日から起算して10日以内に提出が必要です。雇用保険被保険者資格取得届及び、雇用保険被保険者資格喪失届は、厚生労働省のホームページからダウンロードすることが出来ます。

雇用保険被保険者とならない外国人の場合は、外国人雇用状況届出書を提出する必要があります。外国人雇用状況届出書は、厚生労働省のホームページからダウンロードすることが出来ます。

外国人の就職先が独立行政法人や、国立大学等であっても届出が必要です。

外国人雇用状況の届出は、電子申請で行うことも可能です。雇用保険被保険者の場合は「e-Gov」から、雇用保険被保険者で無い場合は「外国人雇用状況届出システム」から行います。いずれも、厚生労働省のホームページから専用のページに飛んで行うことが出来ます。過去に外国人雇用状況の届出を行ったことがある事業主が電子申請を行う場合は、「外国人雇用状況届出電子届出切替・変更申請書」の提出が必要です。こちらは、厚生労働省のホームページからダウンロードできます。

雇用された外国人の在留カード又はパスポートを、外国人雇用状況の届出にあたり提示する必要があります。届出の際は、在留カード又はパスポートのコピーは不要です。

事業主は、外国人雇用状況の届出を過去に行った外国人で、かつ現在在職中の外国人を確認することが出来ます。確認するためには「事業所別外国人雇用状況届出一覧（写）交付請求書」の提出が必要です。

参照「外国人雇用状況の届出について」https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html

雇用契約書と労働条件通知書

採用された外国人とは、給料などの労働条件について話し合う必要があります。国にもよりますが、外国は日本よりも書類による契約を重視している国が多いです。

外国人労働者との関係で起こりやすいのは、コミュニケーションに関するトラブルです。そういったトラブルを回避するために、事前に雇用契約書（労働契約書とも言います）及び労働条件通知書を作成しておくことは重要です。

外国人でも日本人でも、採用後に雇用契約書と労働条件通知書の作成は必要になりますが、外国人を採用する場合の注意点があります。

日本に働きに来る外国人の全てが、日本語が分かるとは限りません。日本語が読めない外国人が採用される可能性もあります。
そういった場合は、雇用契約書及び労働条件通知書を外国語に翻訳する必要があります。

英語に翻訳するのが一般的ですが、母国語が英語では無い外国人もいるので、その外国人の母国語に合わせて翻訳する必要性も出てきます。

外国人によっては、日本語を話せるけれど、読めないといったケースもあります。
話せる＝読めるという訳ではないので、日本語を「読める」かどうかについては事前にしっかりと確認する必要があります。

初めて日本に来る外国人にとって、壁となるのは言語だけではありません。
労働法や判例、ルールやマナー等が外国と日本で違う、ということは多々あります。
年功序列や雇用期間に関すること等、日本にとっては当たり前のことでも、外国人にとっては初めて経験することです。
日本独自の風習がある、ということを認識していないと、雇用契約書や、労働条件通知書に書かれている日本語を読めたとしても、その意味や意義を理解することが出来ません。

「日本に来たら当たり前」と割り切ることを要求するのでは無く、何故そのような風習があるのか、といったことは事前に説明する必要があります。

外国人の状況に応じて必要になってくる書類

上記の必要書類の他に、外国人労働者の状況や条件次第で必要な書類があります。
義務となっている届出ですが、外国人労働者本人が忘れている可能性もあるので、会社側で状況をチェックすることも大切です。

中長期在留者に係る届出

日本に中長期滞在する外国人は中長期在留者となり、中長期在留に係る届出の義務があります。

届出が義務となっている中長期在留者は、以下のいずれにもあてはまらない外国人
を指します。
・「3ヵ月以下」の在留期間が決定された人
・「短期滞在」の在留資格が決定された人
・「外交」又は「公用」の在留資格が決定された人
・ 上記3つの条件のいずれかに準ずる外国人として法務省令で定める人
・特別永住者
・在留資格を有しない人

中長期在留者の届出は、所属契約機関に関する届出と、所属活動機関に関する届出があり、在留資格によって異なります。

以下の変更が生じた場合は、変更の事由が生じてから14日以内に、住居地を管轄する地方出入国在留管理局、又は出張所に変更の届出をしなければなりません。

住居地の変更・・・住居地の市区町村役所
転出届：転出元（引っ越し前）の地方自治体に、住居変更の14日前から変更後の14日以内に
転出元：転入先（引っ越し後）の地方自治体に、住居変更後の14日以内に

所属機関の変更・・・地方出入国在留管理局
配偶者との離婚又は死別・・・地方出入国在留管理局
在留カード記載事項の変更・・・地方出入国在留管理局

在留資格の更新に必要な書類

外国人には、在留資格の更新手続きが必要となります。
「技術」「人文知識」「国際業務」などの在留資格は、3ヵ月、1年、3年、5年のいずれかの期限付きで許可されています。
有効期限が切れる前に、更新手続きが必要です。

在留資格更新許可申請書

在留期間を更新するためには、入国管理官に「在留資格更新許可申請書」と必要書類を添付して申請します。
申請書は4枚あり、その内2枚は会社側が作成し、代表者の記名、押印も必要です。

更新が許可されれば、新しい在留カードが交付されます。
仮に、更新されずに失効すると、不法滞在という扱いになってしまいます。
有効期限が切れる前に更新するよう注意して下さい。

外国人の採用・雇用に必要な書類　まとめ

外国人労働者は今の日本には欠かせない存在であり、深刻な人手不足を解消するための大きな助けとなっています。外国人にとって日本で働くというのは大きな環境の変化ですし、会社側にとっても慣れないことが多いです。

そういった中でも、お互いが入社前や入社後に必要な準備や手続きをすることで、円滑に物事が進み、良い関係性を築くことが出来ます。

今回は外国人労働者の雇用に関して、ケースごとに必要な書類という観点からお話しました。

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