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外国人採用・雇用をする際の注意点!デメリットや提出する書類・手続きに関しても解説!

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コロナウイルスの影響から人員を調整したものの、収束の兆しが見え、国内需要、インバウンド需要が戻り始め、活気が出てきた頃にまた改めて採用をしようと思っていても過去のように求人を出してもなかなか集まらず、猫の手も借りたいという事業主の方も多いのではないでしょうか。
そんな中で期待をされるのが外国人材です。
技能実習生、特定技能を初め様々な制度があり、長期的に活躍しながら働ける人材も多くいますので、採用を検討される企業も増えてきました。

ただ外国人材は日本人の採用と違って在留資格によって就労がそもそもできるのか、職種に制限があるのか、時間に制限があるかなどが変わってきます。
よく知らずに採用・雇用をしてしまうと会社の代表や会社自体にも罰則がある場合もありますので、注意が必要です。

本記事では外国人材を採用・雇用する際の注意点やデメリット、また提出するべき書類、手続きについても紹介していきます。

実務的な外国人採用・雇用に関する注意点

まず外国人採用・雇用にあたっての実務に関する注意点を説明していきます。

在留カード・在留資格と在留期間の確認

まずは在留カードをみて、在留資格と在留期間の確認をすることが必要になります。
在留カードは簡単にいうと、身分証のようなもので出入国在留管理庁が日本に、中長期間滞在できる在留資格及び在留期間を証明するものになっています。

面接の際には必ず持ってきてもらい、採用する際にもコピーをとって確認するのが良いでしょう。
在留カードには、氏名、生年月日、性別、国籍・地域、住居地、在留資格、在留期間、就労の可否など働くのに必要な情報が入っています。
最近では少なくなりましたが、在留カードを持っておらず不法に滞在して働いている外国人や、偽造カードの場合などもありますので注意が必要です。

在留カードの中でまず確認すべきなのが在留資格です。
出入国在留管理庁のHPに「在留資格一覧表」がありますので、確認をいただければと思いますそもそも在留資格によっては働くことができない外国人もいますので注意が必要です。

在留資格は大きく
・就労に制限のない在留資格
・原則として就労できない在留資格
・定められた範囲での就労が可能な在留資格(就労ビザ)
上記の三つに分けられます。
原則として就労できない在留資格でも資格外活動許可というものを申請することができる在留資格もあり、注意が必要です。

またその流れで在留期限を確認する必要があります。
在留期限はその名の通り、いつまで滞在が認められているかというものです。
期限が近いと更新する必要があったり、そもそも更新できない可能性もありますのでどれくらい働くことができるのかを確認しておきべきです。

もちろんこれらを知っていながら、不法に就労、在留している場合には外国人は刑事罰を受けることはもちろんのこと、使用者側も刑事罰を受ける可能性があります。

ハローワークへの届出

外国人を採用・雇用、また雇用していた外国人が離職する場合にはハローワークに対して、「外国人雇用状況の届出」をすべての事業者が提出する義務がありますので注意が必要です。

届出を怠ったり、虚偽の届出を行った場合には、30万円以下の罰金の対象となってしまいます。

外国人雇用状況の届出について
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html

契約書・社会保険・労働保険・税金は日本人と同じ

雇用契約書や社会保険、労働保険、税金の関係などの手続きや書類は一般的な日本人と変わりません。
外国人だからといって日本のものが適応されないということはなく、日本の労働者の1人として同じく適応されますので、普段の手続きをする必要があります。

中には「手取りが少なくなるので、社会保険に入りたくない」「これまでずっと入ってこなかった」という外国人の方もいますが、これは認められないことなので労働時間や雇用形態によって適切に処理が必要です。

また特に雇用契約書などの書類は日本語で書かれているので、後々「聞いてなかった」「知らなかった」「言ったはずだ」「書いてあるはずだ」というトラブルになりやすいので余計注意が必要です。
特に漢字で書かれている場合や、意味が曖昧なものなどは翻訳や通訳のスタッフの方を一時的に付け、契約書を翻訳して別途作ってあげたり、一度協議の場をしっかりと持ち、認識の齟齬がないように進めることが必要です。

特定技能・技能実習生は特別な書類が必要になる

技能実習生や特定技能の場合はそのほか別途必要になる書類があります。
指定の監理団体、登録支援機関、もしくは行政書士の指示を仰ぐ必要があります。

外国人採用・雇用・受け入れの際の注意点

人材紹介、派遣会社、監理団体の選定

外国人材を採用する方法として挙げられるのが外国人の人材紹介、派遣の会社を利用することでしょう。また技能実習生や特定技能の受け入れの場合は海外との送り出し機関との関わりや国内の、監理団体(登録支援機関)からの支援を受けることになります。

もちろんちゃんとした会社が多いと信じたいですが、対応がよくなかったり、法律等の知識が薄かったりすることもあります。
また外国人材が今持っている在留資格を変更する場合や更新する場合で、受入企業がそのサポートをする際には、自分達でも手続きは可能ですが、多くの場合は外国人の手続き専門の行政書士にお願いすることになります。
行政書士もプロではあるものの報告連絡相談が遅かったり、期限ギリギリまで対応していただけなかったりするので、しっかりと選んでお願いすることが必要です。

日本語レベルの確認

外国人採用・雇用のトラブルで多いのが日本語レベルが足りないということです。応募・面接の段階で、もしくは日本語能力検定試験(JLPT)で確認することができますが、外国人自身も面接対策をして臨んでいるでしょうから、実際に働いてみると日本語レベルが合わない、もしくは専門用語などが混じっていると全く通じなくなってしまうということもあります。
もちろん学ぶ意欲があれば問題ないですが、なかなか面接の時に知ることができないこともありますし、価値観が違うことによって起きる問題もあるでしょう。
日本人採用の際も同じではありますが、しっかりと時間をかけて慎重に専攻のプロセスを儲けることが必要です。

労働条件のすり合わせ

日本語レベルにも関わってきますが、外国人を受け入れてから「この条件が違う」「そうとは知らなかった」や逆に「こう言っていたはずだ」など労働条件の認識の違いによって大きなトラブルに発展してしまうことがあります。
日本人同士でも起きてしまう問題なので、言語、商習慣、価値観が違う外国人とではよりその可能性が高くなります。
受け入れる前には言葉の意味や条件をフワッと、曖昧にせずしっかりとお互いが理解して、すり合わせる時間、機会をとって雇用を始めると良いでしょう。労働条件の確認の際にだけ通訳や翻訳のスタッフを入れる、もしくは契約書を受け入れる方の言語に翻訳して、提示することが後々のトラブルを回避するためには良いでしょう。

日本人スタッフとの関係性・環境作り

外国人採用を始める際に注意したい点として日本人スタッフとの関係性や環境作りも挙げられます。
これまで外国人スタッフを全く雇い入れたことがないという職場であれば慣れるまでに時間がかかるスタッフもいるかも知れません。
事前に説明しておくことがスムーズな組織への定着に繋げることができます。

また国や地域によっては宗教的な理由によって食べられない食べ物があったり、肌を露出できなかったり、お祈りの時間や場所が必要であったりします。
日本人スタッフにはそのような対応はやっていないからということではなく、必要最低限の準備は事前に受け入れをする外国人に確認をして整えておく必要があります。

外国人採用・雇用のデメリット

外国人採用は日本人が集まりにくい、特に地方などは母数も少なく募集をかけても全く集まらず、事業の運営そのものを続けることができないというようなピンチを救ってくれる反面、デメリットもあります。

時間

まず外国人材を採用する際には日本人と同等、もしくはそれ以上の時間がかかります。特に海外から受け入れを行う場合は、内定を出してから短くても1.5ヶ月、長いと半年以上はかかることがよくあります。
特に技能実習生や特定技能の受け入れの場合は、外国人材自身が日本に初めて来るという場合もあるでしょうし、それに伴うトレーニング、準備、また在留資格の申請手続きなどが必要になります。
それだけ時間をかけても、在留資格の申請が降りなければ、そもそも日本に来て働けないということもあるので、外国人採用・雇用のデメリットの1つは時間がかかるという点にあるでしょう。

コスト

採用・雇用の際には当然のことながらコストがかかることがほとんどです。一度外国人材を受け入れると、友人を紹介してもらったり、家族で働きたい人がいたりと芋づる式に採用をすることが可能ですが、最初のうちであったり大量に人が必要な場合は一般的には下記のようなコストが発生します。
-人材紹介料
-人材派遣料
-求人広告費
-在留資格の変更、更新手続き
-管理費(技能実習生・特定技能の場合)
-そのほか費用

帰国のリスク

外国人の受け入れの際のリスクとして帰国のリスクがあります。もちろん日本に長く住んでいたり、家族がこちらに来ていたりする場合は別ですが、単身で在留している場合は家族が母国にいたりするので、家族の体調や関係、結婚や出産などのイベントで一時的な帰国や、長期での帰国などがのリスクが考えられます。
日本人であれば国内で住みますが、外国人の場合は費用と時間を掛けて海を渡る必要があります。異国に住んでいること自体がそもそも精神的にも安定しないこともありますので、それがデメリットの1つとして挙げられるでしょう。

外国人採用・雇用をする際の注意点 まとめ

外国人採用・雇用をする際の注意点!デメリットや提出する書類・手続きに関して解説をしました。
「外国人だから」ということで特段手続きが省かれたり、書類がなかったりするということはなく、むしろ日本人の労働者よりも注意が必要なことがたくさんあります。

これから本格的な人手不足になる中で、外国人材の採用・雇用は切っても切れない状況になっています。
せっかく採用するのであれば、しっかりと注意点やデメリットを把握し、ともにスムーズな事業の運営ができるよう、後々の問題に繋がらないように整えていく必要があるでしょう。

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